Een helder hoofd, overzicht en orde op zaken: welke ondernemer wil dat nu niet? In de praktijk is het vaak brandjes blussen en hollen (of juist stilstaan). Onrustig en tijdrovend, weet professional organizer Ellen Massaro. Tijd managen kun je leren. 7 tips voor een betere planning.
1. Tijdvreter nr. 1: administratie
Help! Ik heb geen overzicht! Ik verzuip in de chaos! Waar zijn mijn spullen? Ik kom niet toe aan belangrijke zaken! Het zijn veelgenoemde klachten aan het adres van professional organizer Ellen Massaro, die ondernemers helpt om weer grip te krijgen op de chaos in hun werk (en leven). “Eén van die tijdvreters is administratie. Veel ondernemers struikelen over ongeopende brieven en mails, onbetaalde rekeningen en nog niet gestuurde facturen. Wat dit betreft is er maar één advies: discipline. Plan vaste momenten in voor de administratie. Eén keer per week is vaak voldoende. Zorg voor een rustige plek en een opgeruimd bureau. Sorteer post en documenten in een simpel systeem of handige mappen – in je computer én op je bureau. Zo hoef je nooit lang te zoeken. Kun je het echt niet zelf? Huur een professional in.”
2. Lucht inplannen: 1/3 extra tijd
Een algemene stelregel onder organizers en timemanagers is deze: plan standaard 1/3 meer tijd in dan je denkt nodig te hebben. “Wat me steeds opvalt, is dat mensen te weinig inzicht hebben in hoeveel tijd een klus kost. Ze denken het wel eventjes te doen, maar houden geen rekening met onverwachte zaken die er altijd tussendoor komen. Lucht inplannen is noodzakelijk.” Eigenlijk kun je pas echt een realistische planning maken als je weet hoeveel tijd je gemiddeld aan een bepaalde klus besteedt. Hou een tijdje bij hoe lang alles duurt. En kijk dan terug. Zo krijg je besef van tijd en wordt een planning haalbaar.
3. Just do it! Voorkom uitstelgedrag
Een vervelend klusje uitstellen, een lastige klant maar even niet bellen… Het is zo verleidelijk. Niemand komt erachter. Toch vreet het tijd, en energie, zeker als uitstellen een hardnekkig gedragspatroon is. Door lastige klusjes uit te stellen, worden kleine problemen groter. Ook in je hoofd. “Je weet dat het moet, maar vindt jezelf een kluns omdat je het niet doet. Uitstelgedrag irriteert ook je klanten. Wees dus streng. Stel geen enkele taak uit. Als je ’s ochtend meteen begint met de klus waar je het meest tegenop ziet, geeft dat voor de rest van de dag een extra boost energie.”
4. Meedeinen met schommelingen
De ene dag staat de telefoon roodgloeiend, de andere dag is het oorverdovend stil. Je kent het verschijnsel wel. Eraan proberen te ontkomen, heeft geen zin. Dein mee met de schommelingen van het opdrachtenritme. “Op rustige momenten doe je de administratie, je bereidt je voor op wat komen gaat, ruimt op, neemt ontspanning en pakt eindelijk de dingen op waar je eerder niet aan toe kwam. Zo wordt de batterij weer opgeladen.” Als het dan weer drukker wordt, heb je alles op orde en kun je je volledig op je werk richten.
5. Voorbereiden en vooruitkijken
Op het dagelijkse to do-lijstje staan je belangrijkste activiteiten. Neem het lijstje ’s ochtends door, of de avond ervoor al. Het lijstje toont prioriteiten, maar is geen gedetailleerde voorbereiding op ‘klusniveau’. De voorbereiding op een opdracht vergt specifiekere informatie. Wat heb je nodig? Liggen de juiste spullen in de bus? Hoe kom je er? Waar kun je parkeren? Maar ook: wie is deze opdrachtgever? Kun je misschien een extra opdracht binnenhalen? “Wees voorbereid! Zo haal je meer uit je dag zonder dat het extra tijd kost. Bijkomend voordeel: als je goed voorbereid bent, hoef je vaak maar één keer te rijden. Je voorkomt extra ritjes omdat je dingen vergeten was.” O ja, de klussen van het to do-lijstje die nog niet zijn afgevinkt, schuiven automatisch door naar de volgende dag.
6. Valkuil: altijd bereikbaar zijn
Het aantal telefoontjes, apps, voicemail-berichten, e-mails en tweets blijft maar groeien. Kritiekloos alles openen en beantwoorden kan niet meer. Dat zou te veel tijd kosten en je kunt je niet meer op je werk concentreren. Toch zou jij de eerste niet zijn die denkt altijd en overal bereikbaar te moeten zijn, zelfs op de ladder en in de kruipruimte. “Vind een manier om met de informatiestroom om te gaan. Als je altijd direct reageert, gaan klanten dat verwachten en zijn ze teleurgesteld zodra je dat niet doet. Uiteindelijk word je voor de meest onbenullige dingen lastig gevallen. Ik vind dat je je telefoon best een halve dag uit kunt zetten, of op trilfunctie. Zorg voor een duidelijke voicemail en bel op gezette tijden terug.” Nog een tip: beantwoord je e-mail drie keer per dag op vaste tijden.”
7. Nee durven zeggen
En dan verschijnt er ineens een klant met onredelijke eisen. Nou, daar ga jij voortaan korte metten mee maken. Op een correcte manier weliswaar, maar toch: onredelijke eisen moeten linea recta terug naar de afzender. Hou de teveelvragers, koekenbakkers, brokkenpiloten, muggenzifters en azijnzeikers buiten de deur, want die kosten onevenredig veel tijd en energie. “Beloof geen dingen die je toch niet waar kunt maken. Zeg gewoon nee als het je niet uitkomt. Hou de boot af als je er geen goed gevoel over hebt. Op die manier hou je tijd over voor opdrachten die beter bij je passen, die meer energie geven of die beter betalen.”
Gouwe ouwe – Dit artikel verscheen in ZZP’er in de Bouw nummer 3 2016.
Lees ook: Blijf haast de baas!
Lees ook: Hoe rechtsgeldig is een WhatsAppje?
